Графік відпусток — обов’язковий документ для будь-якої організації з найманими працівниками (незалежно від їх штатної кількості), який визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році. Черговість надання відпусток визначається графіком, який затверджується роботодавцем за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації і доводиться до відома всіх працівників.

       За його допомогою вирішуються два важливих питання:

- забезпечується реалізація права працівника на відпочинок, причому з урахуванням його особистих інтересів;

- враховуються інтереси роботодавця, який має можливість спланувати і забезпечити нормальну роботу організації за умови прогнозованої відсутності працівників;

    При складанні графіка надання відпусток враховуються інтереси організації, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку.

Відповідно до частини 13 ст. 10 Закону України «Про відпустки» є категорії працівників, які мають право отримувати щорічні відпустки у зручний для них час. Переважне право на отримання відпустки у зручний час надано:

-         особам віком до 18 років;

-         інвалідам; жінкам перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

-         жінкам, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину-інваліда;

-      одинокій матері (батьку), яка виховує дитину без батька (матері); опікунам, піклувальникам або іншим самотнім особам, які фактично виховують одну або більше дітей віком до 15 років за відсутності батьків; дружинам (чоловікам) військовослужбовців;

-        ветеранам праці та особам, які мають особливі трудові заслуги перед Батьківщиною; ветеранам війни, особам, які мають особливі заслуги перед Батьківщиною;

-      батькам — вихователям дитячих будинків сімейного типу; в інших випадках, передбачених законодавством, колективним або трудовим договором.

На сьогодні законодавством України не передбачено типової форми графіка надання відпусток. Тому кожен роботодавець має право скласти його у довільній формі або розробити власну форму. У графіку надання відпусток, як правило, зазначається місяць початку використання відпустки і місяць її закінчення чи конкретна дата початку відпустки. До графіка надання відпусток необхідно включати всі обов’язкові оплачувані відпустки (крім навчальної). За домовленістю сторін відпустку можна планувати частинами. При поділі відпустки на частини варто враховувати, що одна основна безперервна її частина має становити не менше 14 календарних днів.

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, встановлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Графік відпусток має складатися на всіх працівників, прийнятих за трудовим договором, в тому числі на сумісників та тимчасових працівників, на працівників, з якими укладено строкові трудові договори. У різі якщо трудовий договір укладено з працівником після затвердження графіка відпусток, до нього може бути внесено відповідні зміни та доповнення. Відсутність графіка відпусток розглядається як «інші порушення вимог законодавства про працю». За такі порушення передбачено фінансові санкції відповідно до ст. 265 КЗпП у вигляді штрафу в розмірі мінімальної заробітної плати.

Крім того, за відсутність графіка відпусток відповідно до ст. 41 КпАП на посадових осіб накладається штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).