Миколаївська обласна організація
профспілки працівників
освіти і науки України

Робочий рік

Щорічні відпустки надають за робочий рік. Його відлічуйте з дня укладення трудового договору (ч. 1 ст. 6 Закону про відпустки). На практиці орієнтуйтеся на перший день роботи працівника. Адже трудовий договір укладають щонайменше за день до початку роботи.

Робочий рік, як правило, не збігається з календарним. Виняток — якщо працівника прийняли на роботу із 1 січня.

Обчислення робочого року

Працівника прийняли на роботу 10.10.2025. День і місяць — 10 жовтня — в кожному робочому році не змінюються упродовж всього періоду роботи працівника у закладі. Змінюються тільки роки, за який надаєте відпустку:

• перший робочий рік — із 10.10.2025 по 09.10.2026;

• другий — із 10.10.2026 по 09.10.2027 тощо.

Не має значення, чи працівник прогулював, оформлював тривалі відпустки без збереження зарплати або соціальну відпустку для догляду за дитиною до трьох років. Дата і місяць прийняття на роботу в робочому році працівника не «зсуваються»

Відпустка в перший рік роботи

Право працівника на відпустку повної тривалості у перший рік роботи настає після шести місяців безперервної роботи в закладі освіти (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Але це не означає, що кожний працівник, який відпрацював шість місяців, має право вимагати відпустку повної тривалості. Щорічні відпустки надають за графіком.

Якщо надаєте відпустку в перші шість місяців роботи, визначайте її тривалість пропорційно відпрацьованому часу (ч. 6 ст. 10 Закону про відпустки)

Водночас, є категорії працівників, які мають право оформити відпустку повної тривалості до того, як відпрацювали шість місяців, наприклад:

·       жінки перед відпусткою у зв’язку з вагітністю та пологами або після неї;

·       жінки, які мають двох і більше дітей віком до 15 років або дитину з інвалідністю;

·       чоловіки, дружини яких перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами.

Повний перелік таких категорій працівників встановлює частина 7 статті 10 Закону про відпустки.

Керівним, педагогічним, науковим, науково-педагогічним працівникам, спеціалістам закладів освіти щорічну основну відпустку повної тривалості надають у перший та наступні роки під час літніх канікул незалежно від часу прийняття їх на роботу.

Підстави — частина 15 статті 10 Закону про відпустки, абзац 3 пункту 2 Порядку надання щорічної основної відпустки тривалістю до 56 календарних днів керівним працівникам закладів та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічним, науково-педагогічним працівникам та науковим працівникам, затвердженого постановою КМУ від 14.04.1997 № 346.

Відпустка в наступні робочі роки

Відпустки за другий та наступні роки роботи надавайте працівникам у будь-який час відповідного робочого року (ч. 9 ст. 10 Закону про відпустки). Тобто право на відпустку повної тривалості у працівника наступає після дати початку нового робочого року. Керівник надає відпустку працівникам за графіком. Закон про відпустки не передбачає можливості надати відпустку за робочий рік, який ще не розпочався. Це стосується і працівників, які мають право на відпустку у зручний для них час.

4 причини, чому не варто надавати відпустку за робочий рік, який ще не розпочався:

1. Порушите Закон про відпустки.

2. Доведеться надавати працівнику відпустку за наступний робочий рік авансом або зменшити її тривалість, щоб виправити порушення.

3. Не завжди матимете право утримати кошти за використану наперед відпустку, якщо працівник звільниться.

4. Це можуть визнати при перевірці закладу освіти «нецільовим використанням коштів»

Повідомлення про початок відпустки

Черговість надання відпусток визначає графік, який доводять до відома всіх працівників (ч. 10 ст. 10 Закону про відпустки).

Конкретний період відпустки, у встановлених графіком межах, узгоджують працівник і роботодавець, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну (ч. 11 ст. 10 Закону про відпустки). Тобто ознайомити працівника із затвердженим графіком відпусток на початку року недостатньо. Через пів року працівник може забути, коли у нього відпустка за графіком.

Повідомте працівника про дату початку відпустки одним зі способів:

·       ознайомте працівника з наказом, виданим заздалегідь;

·       ознайомте працівника з письмовим повідомленням про початок відпустки.

Оформлення

Відпустки оформляйте наказом.

Якщо в графіку запланували тільки місяць надання відпустки, працівник щонайменше за три тижні до початку відпустки пише заяву, а ви видаєте наказ про відпустку за 15—17 календарних днів до її початку. Так встигнете ознайомити з наказом працівника й одночасно дотримаєте вимогу законодавства — повідомите працівника про дату початку відпустки.

Якщо в графіку визначили календарну дату початку відпустки, наказ про відпустку доцільно видати за день-два до початку відпустки. Так бухгалтерія встигне до її початку виплатити відпускні (ст. 21 Закону про відпустки).

Наказ про надання відпустки оформляйте за однією із форм:

·       типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489;

·       довільною формою, відмінною від типової.

Наказ про відпустку у довільній формі складайте за ДСТУ 4163:2020. Включіть до наказу всі обов’язкові реквізити, що містить типова форма № П-3.

Серед іншого, вкажіть у наказі:

·       кількість календарних днів відпустки;

·       дати її початку та закінчення;

·       робочий рік, за який надаєте відпустку;

·       заяву працівника та/або графік відпусток — як підставу.

Зважайте, що під час дії воєнного стану святкові та неробочі дні враховують до тривалості щорічних відпусток і додаткової відпустки працівникам, які мають дітей (ст. 5 Закону про відпустки).

ПІБ працівника в наказі про відпустку: у якому відмінку вказувати

Якщо складаєте наказ у довільній формі, після розпорядчого дієслова НАДАТИ вказуйте ПІБ і посаду працівника у давальному відмінку.

У наказі за типовою формою розпорядчого дієслова не зазначають, тому ПІБ і посаду працівника вказуйте в називному відмінку

Ознайомте працівника з наказом під підпис у відмітці про ознайомлення. За потреби видавайте зведені накази про відпустки. Умова — всі відпустки в наказі повинні мати однаковий строк зберігання.

Відпустки, які можна оформити зведеним наказом

Одним зведеним наказом можна надати:

1) щорічні основні відпустки десяти працівникам. Накази збері­гають 5 років;

2) відпустки без збереження зарплати двадцяти працівникам. Строк зберігання наказів — 75 років;

3) кілька відпусток, накази про надання яких зберігають 5 років:

• частину щорічної відпустки Петренко;

• щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день Василенку;

• відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А І групи, Веселці

Заголовок зведеного наказу формулюйте узагальнено, наприклад «Про надання відпусток». Якщо всі відпустки одного виду, вкажіть про це — «Про надання щорічних відпусток», «Про надання відпусток без збереження зарплати», «Про надання додаткових соціальних відпусток працівникам, які мають дітей».

Розпорядчу частину поділяйте на пункти (підпункти), нумеруйте арабськими цифрами. Прізвища працівників вказуйте за алфавітом. Підстави для наказу зазначайте окремо після кожного підпункту.

Поділ відпустки

Працівник може оформити відпустку повної тривалості або частинами і відпочивати кілька разів на рік. Рішення про поділ відпустки має бути обопільним.

На прохання працівника можете поділити щорічну відпустку на частини будь-якої тривалості. Умова — основна безперервна її частина становитиме не менше 14 к. дн. (ч. 1 ст. 12 Закону про відпустки). Іншу частину щорічної відпустки працівник може ділити хоч по одному дню, якщо ви згодні.

Закон про відпустки не вимагає, щоб перша частина щорічної відпустки була тривалістю 14 к. дн. Він передбачає можливість ділити тільки щорічні відпустки. Інші види відпусток — учасникам бойових дій, додаткові відпустки працівникам, які мають дітей — не ділять

Ви не зобов’язані ділити відпустку на частини, якщо це негативно вплине на робочий процес (лист Мінсоцполітики від 05.07.2013 № 290/13/116-13). Маєте право:

·       не погодитися ділити відпустку так, як бажає працівник;

·       запропонувати свої умови поділу;

·       відмовити у поділі відпустки взагалі.

Якщо домовилися з працівником поділити щорічну відпустку до того, як затвердили графік відпусток, зафіксуйте це в графіку, вказуючи всі частини відпустки, що надаватимете працівнику.

Якщо працівник хоче поділити відпустку на частини після затвердження графіка, просить про це в заяві. Якщо згодні, видайте наказ, якщо ні — вкажіть про це в резолюції на заяві.

Оплата

Зарплату працівникам за весь час відпустки виплачують до початку відпустки, якщо іншого не передбачають законодавство, трудовий або колективний договір (ч. 1 ст. 21 Закону про відпустки, ч. 4 ст. 115 КЗпП).

Якщо ви несвоєчасно виплатили відпускні, працівник має право вимагати перенести відпустку на інший період (п. 2 ч. 1 ст. 11 Закону про відпустки).

Якщо відкликаєте працівника з відпустки, бухгалтерія нарахує зарплату із урахуванням суми відпускних (ч. 3 ст. 12 Закону про відпустки).

Якщо відпускні виплатили, а відпустку перенесли через тимчасову непрацездатність працівника, бухгалтерія зробить перерахунок.

Відпускні після відпустки мають бути винятком, а не правилом

Інспектори праці перевіряють, чи виплачує керівник відпускні до початку відпустки. Багато заяв про виплату відпускних у день зарплати — підстава для висновку, що взаємних угод не було, а перенесення ініціював керівник.

Особливості надання відпусток під час воєнного стану

Під час воєнного стану керівник може обмежити працівникам тривалість щорічної основної відпустки до 24 к. дн. за поточний робочий рік.

Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить понад 24 к. дн., невикористані у період дії воєнного стану дні такої відпустки переносять на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням керівника невикористані дні такої відпустки можна надавати без збереження зарплати (ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Проте норму щодо можливості надання невикористаних днів щорічної відпустки без збереження зарплати не застосовують до керівних працівників закладів освіти та установ освіти, навчальних (педагогічних) частин (підрозділів) інших установ і закладів, педагогічних, науково-педагогічних та нау­кових працівників.

Залишок щорічної відпустки можна:

·       надати в інший канікулярний період;

·       замінити грошовою компенсацією — за бажанням працівника, коли закінчиться робочий рік;

·       виплатити компенсацію при звільненні.

Відповідальність за порушення законодавства про відпустки

Особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством (ст. 28 Закону про відпустки).

За порушення законодавства про відпустки вас можуть притягнути:

·       до дисциплінарної відповідальності — звільнити (ст. 45 КЗпП);

·       до адміністративної відповідальності — оштрафувати (ст. 41 КпАП).

Якщо порушуватимете права працівників на відпочинок або систематично масово не надаватимете працівникам відпустки, суд може це кваліфікувати як грубе порушення законодавства про працю (ст. 172 Кримінального кодексу України). Кримінальна відповідальність — штраф 34 000 — 51 000 грн або позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю строком до трьох років, або виправні роботи строком до двох років.

Якщо вдруге порушите законодавство про працю або порушите його щодо неповнолітнього, вагітної, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю, — суд покарає штрафом 51 000 — 85 000 грн або позбавить права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до п’яти років, або направить на виправні роботи строком до двох років, або арештує на строк до шести місяців.

Якщо ж працівник не виконує накази про надання відпусток, можете притягнути його до дисциплінарної відповідальності, тобто оголосити догану (ст. 147 КЗпП).

Ірина Житкова:

продуктовий директор Експертус Кадри, експерт із трудового законодавства